Аспекты перехода на новый план счетов РФ в продуктивной системе SAP R/3

Аспекты перехода на новый план счетов РФ в продуктивной системе SAP R/3.

Стратегии перехода
Автоматическая конвертация данных
Ручная миграция данных

Стратегии перехода

Проблематика перехода на новый план счетов РФ прежде всего включает в себя методологические аспекты трансформации рабочего плана счетов и учетной политики предприятия, а уже потом - технологическую сторону перехода в интегрированной системе управления предприятием SAP R/3.

Не считая себя экспертами в данной области, мы не будем углубляться в методологическую проблематику перехода на новый план счетов, отметив лишь следующее:

возможно изменение как номеров так и названий синтетических счетов
возможно разукрупнение и объединение счетов
вводятся некоторые новые и аннулируются некоторые старые счета
изменяется порядок отражения некоторых хозяйственных операций
возникает проблема разделения и переноса сальдо и открытых позиций на счетах

Независимо от выбранной технической стратегии перехода, основной объем работ в проекте будет занимать именно методологическая часть. В том числе, при осуществлении проекта перехода необходимо решить такие задачи, как разработка нового рабочего плана счетов, таблицы соответствий, нужно принять решения по переносу сальдо, произвести изменения в учетной политике, выполнить инвентаризацию остатков и т. д.

Технически существуют 2 основных пути перехода на новый план счетов в продуктивной системе SAP R/3:

1. Автоматическая конвертация данных системы с использованием специального дополнения SAP
2. Ручная миграция данных, которой предшествует ряд подготовительных работ в системе

Рассмотрим преимущества и недостатки каждой из стратегий подробнее.

Автоматическая конвертация данных

Add-on SAP для автоматической конвертации плана счетов и релевантных данных поставляется бесплатно клиентам, имеющим контракт на техническую поддержку системы. Данный add-on был неоднократно апробирован в разных странах, в частности и при переходе на новый план счетов на Украине в 2000-м году.

При инсталляции дополнения в системе генерируется соответствующая часть IMG. Основными составляющими дополнения являются таблица соответствия счетов ГК и программа конвертации. В течение 2001 года SAP Consult C.I.S. проведет ряд платных семинаров по инсталляции и использованию данного инструмента.

При запуске программы конвертации проверяются все таблицы и программы, старые счета замещаются новыми. Для этого предварительно составляется таблица соответствия старых счетов новым. Поскольку в балансовой единице может быть определен только один план счетов, после конвертации все системные данные релевантны новому плану счетов (как если бы с самого начала работы новый план счетов был бы исходным).

Преимущества использования инструмента для автоматической конвертации (декларируемые SAP):

Автоматизация процесса перехода.
Исключение вероятности неполного замещения старых счетов новыми в отдельных таблицах или программах.

Недостатки этого подхода (на наш взгляд):

Абсолютной гарантии в полном замещении счетов нет (например, будут ли конвертированы счета, которые содержатся в проверках и замещениях SL?). Необходимо проводить последующее тестирование на предмет выявления возможных ошибок. Поскольку процесс работы программы конвертации длителен и выполняется в течении от нескольких часов до 1-1.5 дней времени (в зависимости от объема базы), необходимо оценить весь объем предполагаемых работ, включая тестирование, и максимальное время, на которое может быть приостановлена работа предприятия.
Ручная работа все равно остается, так как для составления таблицы соответствий должна быть проведена значительная подготовительная работа (в т.ч. и перенос остатков). Счета не могут быть разведены автоматически при отсутствии аналитики, возможно только автоматическое слияние счетов.
В 2002 году отчетность за 1 квартал должна быть составлена в новом плане счетов, а годовая отчетность – по старому. Так как при конвертации изменяются все документы, остается проблема сохранения исторических данных со старыми счетами. Как вариант, SAP предлагает архивирование данных, но их чтение после разархивации будет невозможно, т.к. старого плана счетов уже нет. Второй предлагаемый вариант – копирование системы и параллельная работа некоторое время в двух системах.

Ручная миграция данных

При ручном переходе на новый план счетов имеется несколько вариантов, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки:

Расширение старого плана счетов в старой БЕ
Расширение старого плана счетов, создание новой БЕ (активны только новые счета)
Создание новой БЕ с новым планом счетов
Копирование манданта (есть разные опции)

При любом варианте ручного перехода на новый план счетов требуется выполнить ряд работ (объем работ зависит от варианта):

Создание основных записей новых счетов, создание новых видов затрат
Корректировка зависимых настроек (автоматические проводки модулей FI, SD, MM, FI-AM, CO, операции закрытия периода и др.)
Корректировка и выверка отчетов (создание новой версии баланса, ,бухгалтерских и контроллинговых отчетов)
Перенос сальдо / открытых позиций по счетам, блокировка старых счетов
Имплементация изменений, обусловленных изменениями в учетной политике
Тестирование системы, подготовка инструкций и обучение пользователей

Решение по варианту перехода на новый план счетов должно приниматься индивидуально для каждого предприятия, использующего интегрированную систему SAP R/3 в продуктивном режиме. Оно может зависеть от состава продуктивно используемых модулей системы, версии системы, степени аналитики рабочего плана счетов и других факторов.

Если у Вас возникли вопросы по этому материалу, обращайтесь к нам по адресу sappers@narod.ru