Специальные регистры финансовой бухгалтерии. Как организовать пользовательский регистр.

Обзор функциональности специальных регистров
Структура специальных регистров
Создание собственного регистра
Загрузка статистических данных

Обзор функциональности специальных регистров

Специальные регистры предназначены для ведения параллельного учета финансовых операций и в совокупности с генератором отчетов Report Writer / Report Painter являются гибким средством для подготовки параллельной отчетности для финансовых и управленческих целей.

Прежде всего, специальные регистры осуществляют учет фактических финансовых операций, проводка которых инициируется в различных модулях системы SAP R/3. При учете фактических операций специальные регистры дают возможность:

Использовать дополнительные контировки (бизнес-сфера, центр затрат, контрагент и т. д.)

Использовать альтернативный план счетов (план счетов концерна, страны)

Вести учет операций в параллельной валюте (валюта концерна, твердая валюта и т. д.)

Вести учет операций согласно альтернативному варианту финансового года

При проводке финансовой операции в специальные регистры существует возможность:

Не проводить операцию в определенном регистре на основании гибких правил выбора регистра
Проверить параметры операции и выдать пользователю сообщение при отклонении отправил
Осуществить замещение некоторых параметров операции при выполнении определенных правил

Наряду с этим пользователь имеет возможность делать в специальном регистре прямые проводки.

Кроме того, специальные регистры также располагают средствами ввода плановых данных и перерасчета плановых и фактических данных по счетам и объектам контировки (раскладка и распределение).
Плановые данные вводятся для одного или нескольких периодов. Существует возможность гибкого распределения плановых сумм по периодам. Пользовательский интерфейс ввода плановых данных можно достаточно просто адаптировать к требуемой структуре.
При перерасчете плановые или фактические значения показателей перераспределяются согласно заданных правил с объектов-отправителей на объекты-получатели. Функции раскладки и распределения аналогичны подобным функциям в Контроллинге, но являются более гибкими (т. к. в качестве отправителей и получателей могут содержать любые объекты контировки, доступные в регистре).

Традиционными областями применения специальных регистров являются раздельный балансовый учет по бизнес-сферам и учет по функциональным сферам для формирования отчета о прибылях и убытках по методу cost of sales. Здесь специальные регистры обеспечивают определение бизнес и функциональных сфер в момент проводки на основании других объектов контировки (например, центров затрат), а также последующее перераспределение данных на основании некоторых критериев.

Генераторы Report Writer / Report Painter являются простым и удобным средством для создания финансовых отчетов, и в том числе обеспечивают сравнение фактических данных с плановыми данными и с данными другого периода / года. При создании отчетов используются структуры и справочники из различных модулей SAP R/3. В отчетах Report Writer / Report Painter достаточно просто настраивается механизм drill down.

Структура специальных регистров

Регистр базируется на группе таблиц. Группа таблиц - это набор взаимосвязанных таблиц в базе данных, в нее входят:

таблица объектов
таблицы фактических и плановых позиций
таблица итогов

Таблица объектов задает структуру данных (т. е. набор объектов контировки - признаков). При создании группы таблиц пользователь определяет только таблицу объектов (основную и при необходимости дополнительную), таблицы позиций и итогов генерируются автоматически.

Каждая таблица позиций и итогов помимо определяемых пользователем признаков (переменные поля) содержит ряд обязательных полей (фиксированные поля), одно из которых - регистр. Таким образом, на базе одной группы таблиц может быть определено несколько регистров со своими правилами обновления данных.

Такая концепция групп таблиц и регистров является общей для всех финансовых приложений SAP R/3. Далее в таблице приведены поставляемые в стандарте таблицы итогов и регистры для разных приложений:

Приложение	Таблица	Регистр	Пояснение
FI-GL	GLT0	00	Главная книга
EC-PCA	GLPCT	8A	Книга для учета по местам возникновения прибыли
FI-SL	GLFUNCT	0F	Книга для учета затрат по обороту

Среди других фиксированных полей - вид записи (факт, план, перерасчет-факт, перерасчет-план), версия (фактические данные, проведенные из приложений имеют версию "1"), финансовый год.

Существует два типа специальных регистров - локальные и глобальные. Локальные регистры оперируют с данными балансовой единицы, глобальные - с данными компании.

Регистр может вестись без отдельных позиций только на уровне таблицы итогов.

Таблица итогов используется для построения отчетов при помощи генераторов отчетов Report Writer / Report Painter.

Создание собственного регистра

Путь в IMG для создания пользовательского регистра:

IMG: / Финансы / Специальные регистры / Основные параметры настройки / Основные данные / Ведение регистров

Процедура создания регистра достаточно подробно описана в справке к данному пункту IMG, мы отметим лишь некоторые существенные моменты:

Для регистра определяется тип второй и третьей валюты (первая валюта - валюта транзакции).
Для регистра определяется вариант финансового года.
Локальному или глобальному регистру присваиваются соответственно балансовые единицы или компании, данные которых будут обновлять регистр.
Для соответствующей организационной единицы определяется набор операций, данные которых будут обновлять регистр. Для вновь создаваемого регистра существует возможность автоматически задать набор операций "как в главной книге".
Для каждой операции задается правило переноса полей, которое определяет, как заполняются переменные поля регистра. Например, в правиле переноса полей для поля "основной счет" можно указать, что в регистр будет попадать значение счета из плана счетов концерна, а не из операционного плана счетов.
Для каждой операции задается правило выбора регистра, которое определяет, какие данные будут проводиться в регистр, а какие нет. Например, в правиле выбора регистра можно запретить перенос проводок по определенным счетам.

Загрузка статистических данных

Фактические данные проводятся в специальные регистры напрямую из приложений, а не из финансовой бухгалтерии (как это было в ранних версиях системы). Путь по меню:

Учет и отчетность / Финансы / Специальные регистры // Периодические работы / Перенос данных

Здесь пользователь имеет доступ к ряду программ переноса данных в специальные регистры из различных приложений системы SAP R/3. При использовании программ переноса существует возможность выбора операций приложений для переноса. После переноса данных в пользовательский регистр необходимо выполнить выверку данных и убедиться в их полноте.

Кроме того, данные могут быть загружены из внешних систем. В стандарте поставляется образец программы для переноса внешних данных RGUREC00. Данная программа не является готовым решением и должна быть модифицирована в соответствии с конкретными потребностями.

При необходимости существует возможность удаления данных за период либо полностью из пользовательского регистра. Путь в IMG:

IMG: / Финансы / Специальные регистры / Инструменты / Удаление переменных данных

Также существует возможность удаления отдельных позиций регистра. При удалении документа изменяется соответствующая сумма в таблице итогов.

Если у Вас возникли вопросы по этому материалу, обращайтесь к нам по адресу sappers@narod.ru